TL-Daten in Mitgliedsverträgen

Was Sie schwarz auf weiß haben, das verlieren Sie nie! Verträge und die darin festgehaltenen Vertragsdaten sind die Geschäftsgrundlage zwischen Ihrem Betrieb und Ihren Kunden. Je besser und eindeutiger ein Vertrag formuliert ist, um so besser die Rechtslage im Streitfall. Genau so wichtig ist es, neben elektronischen auch schriftliche Unterlagen zu haben. Kopieren Sie immer den Original-Vertrag und arbeiten Sie nur mit Kopien, bzw. scannen Sie das Original als PDF ein und legen Sie es in die Dokumenten-Verwaltung der Live-Akte.

Originale gehören in einen feuer- und einbruchssicheren Safe. 

Tragen Sie immer folgende Daten auf Ihren Mitgliedsverträgen ein:

Personalausweisnummer des Kunden
In der Regel reicht der Vorname, Name, die Anschrift und das Geburtsdatum aus, um ein säumiges Mitglied durch einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen verfolgen zu können.
Eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt wird mit diesen Angaben erfolgreich sein.
Haben Sie sich jedoch nur bei einer Angabe versehen, oder wurde Ihnen diese nicht richtig im Vertrag aufgegeben, wird es sehr schwer die Person eindeutig zu ermitteln.
Die Personalausweisnummer ist da absolut zuverlässig.

Vertrags- oder Tarifbezeichnung
Diese sollten Sie so festlegen, wie wir es Ihnen unter der Vorerfassung von TL-Daten empfohlen haben.

EDV-erfasst am / EDV-erfasst von
Halten Sie unbedingt fest, wer, wann die Verträge erfasst hat. Natürlich steht diese Angabe auch im Computer. Doch nichts geht über eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation im Vertragswesen.

Ruhezeiten
Auf der Rückseite eines Vertrages notieren Sie immer alle Ruhezeiten.

SEPA Angaben

Alle SEPA-Angaben, wie Mandatsdatum, IBAN und BIC sowie dessen Unterschrift gehören abgesetzt vom Vertragsdatum und dessen Unterschrift. Sie brauchen immer zwei Unterschriften!

Beachten Sie auch, dass ein Mandatsdatum selten mit dem Vertragsbeginn gleich ist, da Sie ggf. den ersten Einzug vor dem Vertragsbeginn einreichen wollen.

Der Mandatsbeginn (Mandatsdatum oder Erteilung des Mandats durch den Kunden) sollte immer:

Vertragsbeginn minus 6 Tage (Abgabetage) sein.